Pełna księgowość – jakie dokumenty i ewidencje są wymagane w firmie

Pełna księgowość wymaga konkretnych dokumentów i ewidencji: faktur (sprzedażowych i zakupowych), umów, wyciągów bankowych, dowodów kasowych, ksiąg rachunkowych (dziennik, księga główna, księgi pomocnicze), ewidencji środków trwałych, rejestrów VAT i JPK, polityki rachunkowości, planu kont, bilansu otwarcia, zestawienia obrotów i sald oraz rocznych sprawozdań finansowych. Poniżej znajdziesz pełną listę i praktyczne wskazówki, jak je prowadzić zgodnie z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi.

Przeczytaj również: Księga przychodów i rozchodów – jakie są ograniczenia dla przedsiębiorców?

Dokumenty źródłowe – fundament pełnej księgowości

Wszystko zaczyna się od kompletu dowodów księgowych. Bez nich nie zaksięgujesz operacji, nie przygotujesz deklaracji, ani nie zamkniesz roku. Faktury zakupowe i sprzedażowe stanowią podstawę ujęcia przychodów i kosztów. Dodatkowo gromadź: umowy z kontrahentami, protokoły odbioru, noty księgowe i odsetkowe, rachunki, paragony z NIP, delegacje, listy płac, rachunki do umów cywilnoprawnych, KP/KW, potwierdzenia przelewów oraz wyciągi bankowe.

Praktyka: każda pozycja na wyciągu bankowym musi mieć odpowiadający dowód (faktura, nota, polecenie księgowania). W przypadku płatności gotówką – dołącz dowód kasowy. Dokumenty przekazuj do księgowości chronologicznie i bez braków formalnych (data, NIP, stawka VAT, opis).

Księgi rachunkowe: dziennik, księga główna i pomocnicze

Księgi rachunkowe to system ewidencjonowania wszystkich operacji. Zgodnie z ustawą o rachunkowości obejmują:

• Dziennik – chronologiczny zapis zdarzeń: „co, kiedy i za ile” z podsumowaniami dziennymi/miesięcznymi.
• Księga główna – ewidencja na kontach syntetycznych (np. 201, 202, 130, 401, 700) z zapisem dwustronnym.
• Księgi pomocnicze – szczegółowe kartoteki: rozrachunki (kontrahenci, pracownicy), środki trwałe, magazyn, wynagrodzenia, rozliczenia międzyokresowe.

Raz w miesiącu sporządza się zestawienie obrotów i sald dla kont księgi głównej, by zweryfikować poprawność zapisów. Dobrą praktyką jest stały opis księgowy dokumentów (numer konta, dekret, opis merytoryczny), co przyspiesza kontrole i audyty.

Polityka rachunkowości i plan kont – zasady, które porządkują ewidencję

Polityka rachunkowości definiuje przyjęte metody i procedury: rok obrotowy, metody wyceny, progi istotności, zasady inwentaryzacji, sposób obiegu dokumentów, a także odpowiedzialności. To dokument obowiązkowy, wpływa na jednolitość ewidencji i sprawozdawczości.

Uzupełnia ją plan kont – struktura kont syntetycznych i analitycznych dopasowana do specyfiki firmy. Przykład: osobne konta analityczne dla kluczowych klientów i projektów ułatwiają raportowanie marż i należności przeterminowanych. Już na starcie przygotuj bilans otwarcia (aktywa i pasywa na dzień rozpoczęcia prowadzenia ksiąg): to punkt odniesienia dla całego roku.

Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych

Ewidencja środków trwałych obejmuje karty środka z danymi: numer inwentarzowy, data przyjęcia, wartość początkowa, metoda i stawka amortyzacji, umiejscowienie, osoba odpowiedzialna. Analogicznie prowadź ewidencję wartości niematerialnych i prawnych (licencje, oprogramowanie).

Praktyka: do każdej pozycji dodaj dokument przyjęcia OT, dokumentację techniczną, fakturę oraz noty amortyzacyjne. Na koniec roku wykonaj inwentarz aktywów i pasywów (spis z natury, potwierdzenia sald, weryfikacja wycen), aby potwierdzić realny stan majątku i zobowiązań.

Rozliczenia VAT i JPK – rejestry, które muszą się zgadzać

Podatnicy VAT prowadzą rejestry VAT sprzedaży i zakupów, które są podstawą do sporządzania deklaracji i plików JPK_V7 (łączących ewidencję i deklarację). Ważna jest prawidłowa klasyfikacja stawek, GTU, oznaczeń procedur i MPP, a także kontrola ulgi na złe długi oraz terminów odliczenia.

Przykład: fakturę z odwrotnym obciążeniem (WNT/import usług) ujmujesz jednocześnie po stronie VAT należnego i naliczonego, a w rejestrach wykazujesz odpowiednie kody. Zadbaj o spójność rejestrów z księgą główną (kontami VAT) – różnice sygnalizują błędy w ewidencji.

Kadry i płace – dokumenty kosztowe i rozrachunkowe

Listy płac, rachunki do umów zleceń/dzieł, deklaracje ZUS, PPK oraz akta osobowe to dokumenty wspierające ujęcie kosztów wynagrodzeń i zobowiązań publicznoprawnych. W księgach ujmujesz wynagrodzenia brutto, składki finansowane przez pracodawcę, rezerwy na urlopy i odprawy oraz potrącenia.

Praktyka: miesięcznie uzgadniaj rozrachunki ZUS i PIT z listą płac i wyciągiem bankowym, aby uniknąć zaległości i odsetek.

Magazyn, sprzedaż i rozrachunki – ewidencje pomocnicze, które dają kontrolę

Firmy prowadzące gospodarkę magazynową powinny mieć ewidencję ilościowo-wartościową: PZ, WZ, RW, MM, remanenty. Sprzedaż wspiera system fakturowy powiązany z księgowością, co skraca czas księgowania i ogranicza błędy.

Rozrachunki z kontrahentami prowadź analitycznie: salda otwarte, wiekowanie należności, noty odsetkowe, potwierdzenia sald. To baza do decyzji o odpisach aktualizujących i windykacji.

Sprawozdania finansowe – bilans i rachunek zysków i strat

Na koniec roku sporządza się sprawozdania finansowe: bilans, rachunek zysków i strat oraz – w zależności od wielkości jednostki – informację dodatkową, zestawienie zmian w kapitałach, rachunek przepływów pieniężnych. Warunek: kompletna ewidencja roczna, inwentaryzacja, uzgodnione konta i zestawienie obrotów i sald zgodne z dziennikiem i księgą główną.

W praktyce: sprawdzaj zgodność przychodów i kosztów z rejestrami VAT, rozlicz różnice kursowe, zamknij rozliczenia międzyokresowe, skalkuluj podatek dochodowy i ewentualne rezerwy. Dopiero wtedy podpisuj i składaj sprawozdanie do właściwych rejestrów.

Jak przygotować firmę do przekazania dokumentów księgowych

Ustal harmonogram: do 5. dnia – dokumenty sprzedażowe, do 10. – zakupy i wyciągi, do 15. – potwierdzenia sald i brakujące umowy. Dokumenty elektroniczne przekazuj w jednym formacie (PDF/JPG), nazwij je według schematu: data_numer_kontrahent_kwota. W przypadku zmiany biura rachunkowego przygotuj: politykę rachunkowości, plan kont, bilans otwarcia, zestawienia rozrachunków, listę środków trwałych i kopie JPK z poprzednich okresów.

• Sprawdzaj kompletność: każda operacja w banku = dowód księgowy.
• Dbaj o opisy: cel wydatku, projekt, numer umowy – ułatwi to klasyfikację kosztów.

Narzędzia i wsparcie – kiedy warto zlecić pełną księgowość

Im większa liczba dokumentów i rozliczeń (VAT, transakcje zagraniczne, projekty dotacyjne), tym bardziej opłaca się outsourcing. Profesjonalne biuro zapewni poprawność ewidencji, terminowe deklaracje, bieżące raporty i wsparcie w kontrolach. Jeśli prowadzisz firmę w regionie łódzkim, sprawdź Prowadzenie pełnej księgowości w Łodzi – to realna oszczędność czasu i mniejsze ryzyko błędów.

Checklista: co musi być w firmie prowadzącej pełną księgowość

• Komplet dokumentów źródłowych: faktury, umowy, wyciągi, KP/KW, listy płac, delegacje.
• Księgi rachunkowe: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, miesięczne zestawienia obrotów i sald.
• Polityka rachunkowości i plan kont oraz aktualny bilans otwarcia.
• Ewidencja środków trwałych i WNiP, noty amortyzacyjne, dokumenty OT/LT.
• Rejestry VAT, pliki JPK_V7, zgodność rejestrów z księgą główną.
• Inwentaryzacja roczna i potwierdzenia sald.
• Sprawozdania finansowe: bilans, RZiS, oraz wymagane załączniki.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Braki formalne na fakturach, nieudokumentowane przelewy, rozjazd rejestrów VAT z kontami, nieaktualny plan kont, brak inwentaryzacji – to typowe źródła problemów w kontrolach. Zasada 3xU: uzgadniaj bank z rozrachunkami co miesiąc, ujednolicaj opisy dokumentów, uaktualniaj politykę i plan kont po zmianach w działalności. Dzięki temu ewidencja pozostaje spójna, a sprawozdania – wiarygodne.